1、“.....各部门指公司本部各部门及中国木材流通协会所属公司指华星大厦北京地产公司天津中木天津奥克亚华东公司上海公司及其它公司全资控股或长判行。加盖公司章的发文应送呈总裁判行。若因紧急事务,总裁不在的情况下,可由公司主管行政的副总裁代为判行,但须经总裁补签。以各部门名义发文,无须加盖公章者,由各部门主管总裁判行。第十条传真发文管理公司传真由前台负责,公司所有传真必须在前台登记,未登记的传真,前台有权拒绝发送,且可视为未经公司认可的文件。第十条收文公司收文由前台负责,发往公司的各类文件均由前台进行登记,公司人员若代为公司传送文件,也应首先将文件交与前台,由前漏,应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门......”。

2、“.....依下列规定办理永久保存纪录工程设计图。年保存决算书类存年的文书。集团公司文件与档案管理制度。第十条文件发送与签收程序公司本部采用书面签收发式,总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理,由部门经理在文件发文单上签收。对公司所属公司发文,首先由秘书以传真呈董事长判行。加盖公司章的发文应送呈总裁判行。若因紧急事务,总裁不在的情况下,可由公司主管行政的副总裁代为判行,但须经总裁补签。以各部门名义发文,无须加盖公章者,由各部门主管总裁判行。第十条传真发文管理公司传真由前台负责,公司所有传真必须在前台登记,未登记的传真,前台有权拒绝发送,且可视为未经公司认可的文件。签呈及传阅文件时接时清,接到文件后立刻签呈或签阅,最迟不得超过日。第十条档案管理总裁办公室秘书为公司专职档案管理员,集团公司文件与档案管理制度务的发文以资金财务部名义发文中财务字年号......”。

3、“.....此文号用于涉及投资管理部业务的发文以审计监察部名义发文中监字年号,此文号用于涉及审计监察部业务的发文以投资银行部名义发文中投行字年号,此文号用于涉及投资银行部业务的发文以资产管理部名义发文中资产字年号,此文号用于涉及资产管理部业务的发文以研究发展部名义发文中研字年号,此文号用于涉处,如需摘要,需采用复印的形式。专业性的报纸期刊,由前台每月日整理次,统交秘书存档。声像材料的处理所有声像材料交由秘书处理。传真电报处理传真电报视同公文,依公文原则办理。第十条收文处理要点遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件,秘书应将正本妥为保藏,若需调用,应以复印件代用。第十条文件发送与签收程序公司本部采用书面签收发式,总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理,由部门经理在文件发文单上签收。对公司所属公司发文,首先由秘书管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员。第条公司发文包括以公司名义发文......”。

4、“.....以党委名义发文,以工会名义发文。第条文号管理各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号,发文文号规范如下以公司名义发文中司字年号,此文号用于公布公司的重大事项及向董事会政府机构相关企事业单位发文以总裁办公室名义发文中管字年号,此文号用于涉及总裁办公室业务的发文以人力资源部名义发文中人字年号,此文号用于涉及人力资源部业以工会名义发文中国工字年号。公司文号顺序以年为单位从号开始,公司及各部门采用大排序的方式编号。第十条收文公司收文由前台负责,发往公司的各类文件均由前台进行登记,公司人员若代为公司传送文件,也应首先将文件交与前台,由前台登记。第十条收文管理程序公文处理公司的所有收文必须登记,并注明公文转移的去向。前台将公文登记后,交总裁办公室秘书,由秘书根据公文内容向各部门及有关领导分发。若秘书不能判明,由总裁办公室主任决定。秘书须将司发文包括以公司名义发文,以部门名义发文......”。

5、“.....以工会名义发文。第条文号管理各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号,发文文号规范如下以公司名义发文中司字年号,此文号用于公布公司的重大事项及向董事会政府机构相关企事业单位发文以总裁办公室名义发文中管字年号,此文号用于涉及总裁办公室业务的发文以人力资源部名义发文中人字年号,此文号用于涉及人力资源部业务的发文以资金财务部名义发文中财务字年号,此文件内容收到时间去向予以登记,如需存档,秘书要立刻办理文件存档手续。信函处理指名营业工务资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还未能认为公务文书的信函,经其收信人本人拆封后如系公务文书,应交回前台依公文处理。指名总裁助理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交回前台依公文办理。图书期刊处理当日的期刊报纸,由前台放于阅报处,公司员工可自由取阅......”。

6、“.....文件与档案的管理,要做到规范准确及时安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部门。第条称呼规范公司本部指公司总部包括总裁办公室人力资源部资金财务部资产管理部投资管理部审计监察部投资银行部研究发展部。各部门指公司本部各部门及中国木材流通协会所属公司指华星大厦北京地产公司天津中木天津奥克亚华东公司上海公司及其它公司全资控股或总裁办公室主任同意。公司总裁助理以上人员调卷,由秘书负责填写调卷单。由调卷人员签字确认。公司重要档案须经总裁批准后方可调卷。第十条声像档案管理声像档案般由录单带录像带摄像带影片母片照片含底片各种光电介质等及文字说明两部分组成。第十条声像档案是本公司档案的组成部分,由总裁办公室集中统管理......”。

7、“.....由调卷人员签字确认。公司重要档案须经总裁批准后方可调卷。第十条声像档案管理声像档案般由录单带录像带摄像带影片母片照片含底片各种光电介质等及文字说明两部分组成。第十条声像档案是本公司档案的组成部分,由总裁办公室集中统管理。第十条声像档案种类反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。涉传真方式发送文件,然后采用邮寄方式递送文件原件,各公司于每月日,将收到的公司文件,以书面形式签收,再将签收单邮寄回公司,由秘书备案。若属紧急事务,需立刻知悉各公司是否收到文件,秘书需在传真中注明,各公司收到传真后,应立刻以传真形式签收,并由秘书在发文单中注明。在北京的部门及公司,紧急文件以传真方式,般文件以递送方式,各公司在文件发文单中签收......”。

8、“.....需在发文单中注明。第十条发文的判行权限以董事长署名行文者,应送件内容收到时间去向予以登记,如需存档,秘书要立刻办理文件存档手续。信函处理指名营业工务资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还未能认为公务文书的信函,经其收信人本人拆封后如系公务文书,应交回前台依公文处理。指名总裁助理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交回前台依公文办理。图书期刊处理当日的期刊报纸,由前台放于阅报处,公司员工可自由取阅,但员工应在阅后及时放回务的发文以资金财务部名义发文中财务字年号,此文号用于涉及资金财务部业务的发文以投资管理部名义发文中投资字年号,此文号用于涉及投资管理部业务的发文以审计监察部名义发文中监字年号,此文号用于涉及审计监察部业务的发文以投资银行部名义发文中投行字年号......”。

9、“.....此文号用于涉及资产管理部业务的发文以研究发展部名义发文中研字年号,此文号用于涉天津中木天津奥克亚华东公司上海公司及其它公司全资控股或参股的具有独立法人资格的公司集团指中国华星发展集团公司董事会本公司董事会。第条本规定所称文件是指公司董事会公司及各部门所属公司内部之间及与外界包括政府机构企事业单位法人机构个人相互交流的书面文档电子文档传真电报电子邮件图书期刊声像材料等。第条公司本部的文件管理部门为总裁办公室,凡涉及公司的文件均需由总裁办公室统安排处理所属公司的文件管理部门为各公司的办公室或总裁办公室集团公司文件与档案管理制度人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。涉及本公司权益的声像资料。其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。其它具有保存价值的声像资料。第十条电子文档管理公司所有的档案应尽可能制作成电子文档,电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存......”。