1、“.....指各類質量記錄表單文件編號第位第位為當前文件在質量體系中所對應的要素編號,從參考文件附件質量體系要素覽表文件編號中最後兩位第位代碼為所對應的要素下表單或文件之流水編號註質量體系中之文件資料編號之第碼及第碼後應加號分隔。文件资料管理制度。目錄主旨適用範圍發行修訂文件資料管理制度概述文件資料作業管理辦法分類證件文件合同技術資料人事資料電腦資料其它資料編號說明責權部門代碼文件類別代碼非質量體系文件編號方式編號管理保管權責證件文件合同技術資料人事資料外來文件其它文檔文件制作格式規定文件制作格式表單制作格式記錄制作格式文件作業程序文件的制訂修訂審核核准分發廢止回收銷毀歸檔作業借閱補發翻印電腦作業管理辦法網絡維護及相關規定文件規定文件制作格式律套用同類文件之固定範本形式......”。

2、“.....字體為號新細明體加粗,長誠標誌應為字的兩倍大小標題字體為號新細明體加粗含質量體系手冊須於標題下方附表格如下,並須對相應內容予以標示文件類別般文件密級機密極機密版本擬稿文件編號發行日期共頁核准內容排序及文字大小律按下列標準進行制作壹號新細明體號新細明體號新細明體號新細明體號新細明體號新細明體號新細明體凡頁以上文件,均應於頁尾中央處標註頁碼,各類文件資料頁碼之標示方法及注意事項如下各類表單之頁碼律以共頁第頁頁碼之總數不應包含表單使用說明之頁數之方式標註。文件之頁碼對於總頁數頁以下之頁碼可按上述表單頁碼之編碼方式進行編碼如第頁共頁對於總頁數超過頁以上之頁碼可於頁尾中央直接標示頁碼符號如第頁,但須於頁首處機密檔案方式歸檔列管程式的修改程式修改須由主導部門提出修改申請單,具體說明修改原因及要求......”。

3、“.....註明修改日期資訊部應對修改後之運行狀況進行跟蹤,並力求完善程式設計直至完全符合使用要求肆附則此前下發有關文件管理方面之規定,如與本辦法相抵觸者,均以本辦法為依據執行之與本辦法致者如合同管理辦法,作為單項規定繼續執行‧釋意權公司管理部主管本辦法呈總經理核准後,自公佈之日起實施公司檔案管理人員組織圖。修訂本辦法如有未盡事宜時,得由管理部加以補強並呈總經理審核執行長核准後修訂之。文件资料管理制度。文件編號的管理表單編號由各部門文管人員依照本辦法進行統編制每有新文件產生時,應即時登錄其流水號碼以備查找,各部門文管助理應每月進行次核對發現異常情況後,應及時進行更正並交管理部備案類編號之流水號,不論原為碼位數最大值為或碼最大值為,如額滿後即自動上升碼含表單如有更新版本時,新版本之文件或表單應註明為第說明原因,經權限主管核准後,文管中心始得重新列印,並做好記錄文件的翻印......”。

4、“.....不得隨意擴大閱讀和傳達范圍,並須做到複印文件須經發文單位同意,未經許可,任何單位和個人不得私自複印複印文件要確保準確無誤,並對翻印時間份數及發放范圍等予以備案,可視實際需要進行復印有關規定及要求進行復印之參電腦檔案作業管理辦法公司資訊網絡由資訊部統進行設計規劃管理與維護事宜各部門均通過本部門微機操作人員專用網絡密碼登錄上網,並將文件檔案存入服務器中本部門子目錄下存於服務器中較重要之執行生效文件,應設為唯讀文件資訊部應每月不定期對公司所有電腦進行抽查,是否有未按規定操作之情況,並予以要求改善屬於公司列管文件的電腦檔案之變更調用列印,律須經權責部門權限主管核准後,由資訊部協助完成其它相關規定各部門自行制作之文件文件制訂並經核准使用後之電腦存檔文件制訂修訂廢止申請單,並附上擬訂之文件原稿經權限主管核准文件頒准生效後,擬案部門須憑核准單知會資訊部......”。

5、“.....並予以要求改善屬於公司列管文件的電腦檔案之變更調用列印,律須經權責部門權限主管核准後,由資訊部協助完成其它相關規定各部門自行制作之文件文件制訂並經核准使用後之電腦存檔文件制訂修訂廢止申請單,並附上擬訂之文件原稿經權限主管核准文件頒准生效後,擬案部門須憑核准單知會資訊部,將該文件內容存於服務器中,並立即將單機上的文件刪除文件的變更文件制訂修訂廢止申請單,並說明變更原因及內容,經權限主管核准後,憑核准單向資訊部申請文件修改,由資訊部將服務器中存檔之文件予以更新之文件的備份,標明備份日期,並制作每備份盤之清單目錄存於光盤中,交管理部列管保存對於已變更之文件,資訊部應每至個月作次定期更新新增或刪除無用之檔案並重新制作備份光盤與目錄,送管理部更新之。文件的刪除廢止,由原擬訂部門提出文件制訂修訂廢止申請單,說明原因並經核准後由資訊部將其從電腦檔案中刪除或由資訊部提出擬廢除之文件清單......”。

6、“.....資訊部應統另存於服務器請單,提出廢止原因經核准後,於文件上用紅筆注記,退出執行過程並按對照所規定的廢止文件保存期限進行保存,到期銷毀之對已確認失效或因有誤須重新修正之文件,擬案部門提出文件制訂修訂廢止申請單,由文管中心人員對照文件發放回收記錄將下發文件全部收回,並請各單位經手人簽字確認對於收回之作廢文件或超過保存期限之檔案資料,經核准後進行統銷毀檔案銷毀須實行雙人監銷之原則文件資料銷毀記錄應予以存檔備查‧歸檔作業公司各類文件資料之保存年限詳見檔案資料保存年限覽表每年度月中下旬或對於常用表單,每個月進行次歸檔各部門單位文管人員資料保管之相關要求及規定文件管理被納為內部稽核項目之,定期實行稽核檢查,以確保資料之正確使用在文件的保管中應做到不得於原件上書寫不相關之文字符號或擅加標記文件品質記錄之電腦檔案由專人負責管制,不得任意拷貝文件的保管應注意其安全性......”。

7、“.....並按同文件只存檔份之原則‧文管中心須於每檔案冊建目錄索引,其中應包括文件編號文借閱時限過期不還者,應及時催退回收,以免文件散失或影響他人借閱對確需延長借閱時間的,須重新辦理借閱手續對借閱件要加強保密和保管工作,如需複印或抄錄者,須經權限主管核准借閱文件只限本人閱讀,不得轉借他人,並按時退還,嚴禁拍照抽頁剪裁和涂改,並要求再次補發補發文件須視文件的機密性,提交補發申請以說明原因,經權限主管核准後,文管中心始得重新列印,並做好記錄文件的翻印,對於列管性文件要嚴格控制翻印份數,不得隨意擴大閱讀和傳達范圍,並須做到複印文件須經發文單位同意,未經許可,任何單位和個人不得私自複印複印文件要確保準確無誤,並對翻印時間份數及發放范圍等予以備案......”。

8、“.....並將文件檔案存入服務器中本部門子目錄下存於服務器中較重要之執行生效文件,應設為唯讀文件資訊部應每月不定期對公司所有電腦進行抽查,是否並註明裝訂線左公分上下邊界公分右邊界公分距離公司標題列高,字形為號字加粗,儲存格靠下方內容標題列高,字形號字加粗,儲存格靠下方文件編號列高同內容文件,字形號字加粗,儲存格靠下方,須於適當位臵般於表單右或頁尾處註明表單使用注意事項及表單流程如附註本表單於會簽後送交合同管理員存檔,均須於表單適當位臵處備有會簽欄會簽欄位之大小,直式文件至少應為高寬,橫式文件至少應為高寬為原則,應採用恰當的字體及字型比例,力求整齊美觀便於填寫電腦制作之記錄,文件編號相關規定,均須在原空白表單編號下,再加入項記錄編號,編號方式請參照前述,須確保將記錄存於所屬部門目錄下同表單名稱資料夾中文件作業程序文件的制訂修訂由提案部門指定人員以各類檔案標準格式擬案......”。

9、“.....同時還應制作份空白表單填寫格式范例及表單功能使用流程說明等,併送審文件若有不合使用需予以修改增訂者,由申請單位填具文件制訂修訂廢止申請單,提出變更原因,由司合同管理辦法進行管理存檔技術資料儀器設備資料工程技術資料等由各權責部門主管保管人事資料包括人事檔案及各部門人員轉証測評試卷,由公司人事部門按機密文件進行列管外來文件信函,送至總務助理處登記分發收件日期發函單位如業主政府社會機關組織等郵遞方式如挂號包裹等分發部門即收函單位及日期各部門須自行備妥套表單,如須新增及修改時,應通知資訊部統進行制作之。其它類文檔資料由管理部總務課進行保存與借閱管理統由資訊部按相關管理辦法進行列管人事命令均由人事部門負責列管。查電腦檔案則由資訊部負責直到安全保存期限過後,始得予以銷毀之。文件格式制作規定文字文件制作格式規定文件制作格式律套用同類文件之固定範本形式......”。