1、“.....切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。加强与学院档案部门联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案的案卷质量。对本部门管理干部和兼职教学档案员提出具体要求,并帮助他们解决些实际困难。第十条各部门兼职教学档案人员职责做好本单位教学文件材料的形成积累工作。将收集积累的文件材料整理组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向学院档案室移交。做好存放在本单位的教学档案的组卷分类编目登记保管利用等工作。第十条教研室主任的职责负责收集教研室的典型教案,集体备课记录等向所在部门兼职档案员移交。督促教师向学院档案部门归档移交各种业务档案......”。

2、“.....确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督各部门执行。指导本部门兼职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质的提高。指导监督外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷,按期向学院档案管理部门移交。指导外事档案的鉴定工作。第十条国际合作中心兼职档案人员职责在部门负责人的领导下,作好外事档案材料的平时积累工作。会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整系统准确,经检查合格后再办理移交手续。将收集积累的外事文件材料,按照档案整理要求整理完毕,并及时向档案室移交。完成学院档案部门委托办理的其他有关任务......”。

3、“.....不断提高会计档案的质量和科学管理水平,更好地为学院各项管理工作服务。并为考核会计档案工作提供依据,特制定本办法。第条本办做好出版档案材料的平时积累工作。将已收集的出版样本,每年按要求向档案部门办理移交并履行手续。完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。黑河学院外事类档案管理办法第章总则第条为了提高学院外事类档案以下简称外事档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学院对外交流教学科研活动中的作用,并为考核外事档案工作提供依据,特制定本办法。第条本办法依据中华人民共和国档案法国家教委办公厅高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范新时期高校档案规范化管理工作,并参照哈尔滨商业大学规章制度汇编等法律法规规章,结合我院情况制定。第章外事档案工作的基本原则第条学院在与外国团体或个人在学术研究,科技合作,人才交流,友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字,图表及声像载体资料,均属外事档案......”。

4、“.....确保完整,系统,准确和安全,便于开发利用。第条外事档案工作必须纳入学院外事工作计划,管理制度之中,落实到学院有关部门外事人员的职责范围,做到与布置,检查,总结外事工作同步进行。第条外事部门要有位领导分管外事档案工作,由本部门兼职档案员负责收集,积累,归档第条高等学院在编辑出版报纸刊物图书音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字图表及声像等载体材料,均属出版档案。第条出版档案必须实行集中统管理,以确保其完整系统准确和安全,方便开发利用。第条出版档案是国家科学文化和学院教学科研发展的历史记录,是高等学院档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各部负责人和责任编辑出版印制人员的职责范围。宣传部校报编辑部等部门在布置计划检查总结验收工作时,要同时布置计划检查总结验收出版档案工作。第条宣传部校报编辑部等部门......”。

5、“.....并确定名兼职档案人员,认真做好出版档案的收集整理立卷归档工作。第章出版档案归档范围的确定第条确定的原则归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整准确系统。归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。第条归档的主要内容和重点归档的主要内容包括综合管理出版学院档案管理规章制度汇编并组卷。组卷时应注意财务报告的文字材料,这些材料是对会计报表的分析和说明,必须与会计报表在起组卷,以保持内容的密切联系。财务报告用盒装。并按规定填写盒脊。案卷排列与编号按照保管期限进行分类的排列编号方法。即不分年度的按永久年年年年分别排列编大流水案卷号。例如年永久卷共卷,案卷号是,年永久卷又形成卷要从开始编号......”。

6、“.....即先按凭证帐簿财务报告其他分成类,再在每个类里,以年度为先后顺序分别排列编号。例如年形成本凭证,案卷号从,那年在形成的凭证就从开始编号。按照年度进行分类的排列编号方法。年度内会计专业材料可以按照保管期限从长到短进行排列编号。案卷号为年个流水号,每年案卷号都是从开始。按照年度组织机构类型进行分类的排列编号方法。例如分别对年组织机构的名称凭证,组织机构名称帐簿进行排列编号。年度会计类型会计核算专业材料类型进行分类的排列编号方法。例如分别对年的税收计划的凭证,年的税收计划的帐簿,年的税收计划的财务报告,年的税收计划的其他年的税收会计的凭证等进行排列编号。会计档案排列方法很多,而且各有利弊,各单位应选择适合本单位的固定资产的各种国产进口的高精尖新稀的仪器设备,均应归档。第条归档的主要内容和重点归档的主要内容包括综合管理仪器设备项目依据性材料开箱验收安装调试运行维修随机图样等个方面......”。

7、“.....包括全套随机图样。学院自制作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。第十条不归档的文件材料上级普发的非专指高校不办的文件材料。未定稿的管理性文件材料。未生效的合同协议书。重份文件校内单位发来的文件。无查考利用价值的般性函件。仪器设备广告宣传材料定货会展销会宣传品。以上不归档材料如认为必要,也可以选择作资料暂存。第章仪器设备文件材料的部门立卷与归档流程第十条见黑河学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第章设备档案工作岗位责任制第十条设备管理部门领导职责制定和健全有关的管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备计划采购管理工作之中,并监督各部门执行。指导兼职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和干部素质的提高。指导设备档案的鉴定等工作......”。

8、“.....其优点是便于反映不同的会计活动,能将同类性质的会计材料集中在起,保持相互的内在联系。这种方法多用于税务建设银行等单位的会计。各单位应根据本单位的实际情况,固定使用种分类方法,不应轻易变动,以保持其贯性,便于保管和利用。组卷会计凭证的组卷会计凭证按记帐凭证后附原始凭证顺序即时间顺序,根据凭证数量的多少分为若干本,每本为卷厘米左右为宜,按照多则分少则合的基本整理方法,按日旬月整理装订成卷。装订时要去掉金属物,编上页号,加上封面和封底。装订后,填写封面和脊背。会计帐簿的组卷同会计年度内按帐簿种类组卷,本为卷。其中整本为死页帐的不必拆去空页活页帐应去掉空页,将已记帐的帐页依次编号,填写卷内目录和备考表,贴上封面签,装订成册......”。

9、“.....首先,将本机关的财务报告与下属单位的财务报告分开其次,将年报季报月报分开,如果季报和月报数量少,可将其研文件材料的工作与科研进展同步。研究课题结束后,审查科研文件材料是否完整准确系统,确定保管期限和密级,并签署意见。第十条课题组长职责主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后,组织收齐并系统组卷,作到归档质量符合完整准确系统的要求。提出科研档案案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填写卷内目录,备考表及档案移交清单。向科研管理部门办理移交手续。第十条科技人员职责按规定做好平时科研文件材料的形成积累工作。课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求......”。