1、“.....职责质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督检查。定义质量产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品既包括产品内在的特性也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。注记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证预防措施和纠正措施的证据。工作程序质量记录分类及其清单质量记录的分类及其清单见质量记录清单，各部门必须建立本部门的质量记录清单，实时更新。由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入质量记录清单，并按本程序要求进行控制。质量记录的标识质量记录标识由质量记录发生部门按文件编号规定中质量记录的编号规定进行。质量记录的填写填写质量记录时，填写内容要完整准确......”。

2、“.....签署齐全，不得涂改。质量记录的收集质量记录的收集由各记录部门按质量记录清单上的时间要求自行整理，质量记录般每月收集次。行政部负责检查。质量记录的装订归档贮存和保管收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册，并按文件控制程序的文件的管理条款的项要求进行保管。质量记录的借阅所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由保存部门负责人审批公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅必须填写质量记录借阅表。质量记录的销毁超过保存期需销毁的质量记录，必须先由各部门负责人填写质量记录销毁审批表，报经管理者代表批准后由质量记录的保存部门统销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。相关文件文件编号规定需求公司机构发生重大变化。总经理认为必要时......”。

3、“.....报管理者代表审核，总经理批准。计划主要内容包括评审时间评审目的评审范围及评审重点程序文件根据质量管理体系要求标准编制受控状态受控文件编写编写小组编号审核分发号批准版次实施日期年月日目录文件控制程序质量记录控制程序质量目标控制程序内部沟通控制程序管理评审控制程序员工培训控制程序人力资源控制程序基础设备设施控制程序维护和服务实现策划控制程序顾客要求的识别评审与沟通控制程序物质采购控制程序服务供方控制程序维护和服务提供控制程序标识和可追溯性控制程序顾客财产控制程序监视和测量装置控制程序顾客满意程度测量控制程序内部审核控制程序维护和服务的监视和测量控制程序不合格品控制程序数据分析控制程序纠正措施控制程序预防措施控制程序文件控制程序目的对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本......”。

4、“.....职责丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料的受控发放。配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。各有关部门负责本部门文件管理。定义文件的分类按文件的来源分为内部文件丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包括质量管理体系文件和对内对外的管理公文。质量管理体系文件还可由提出文件修改部门填写文件更改申请表，说明更改原因，对重要的更改应附充分理由和证据。文件更改申请表的审批按文件审批条款进行，经批准后，由行政部填写文件更改通知单。更改采用换页法或划改法。划改就是在原文件需修改处修改。更改后的文件应在文件修改记录上予以记录。文件更改的具体程序是行政部将文件更改通知单，按原文件发放范围发至各单位相关人员，并按通知单及时更改本单位使用文件，在通知单上做好记录......”。

5、“.....应进行换版。换版由行政部组织。作废的文件由行政部文件管理员负责收回，并在文件发放回收登记表上做好记录，在作废文件上加盖作废印章，待统销毁。由行政部填写文件销毁申请表，批准后统销毁。销毁由行政部执行，需两人在场见证。需留用的作废文件，填写文件留用申请表，经行政部批准后，加盖保留资料印章方可留用。留用的文件应单独存放，以免混用。文件的管理存档文件应保存在通风干燥的环境中并做好防火防虫防潮工作，以免破损。临时借阅文件应由借阅者填写文件借阅登记表，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还。行政部定期年次发布受控文件清单，经管理者代表批准后，下发各单位。各部门依据受控文件清单和实际情况，实时更新本部门的受控文件清单。外来文件的发放丽江花园物业管理公司所有外来文件均由行政部负责收集汇总，并记录于外来文件登记表中......”。

6、“.....经过鉴定和确认其有效版本后，列入受控文件清单，经总经理批准后，按文件的发布与发放的路径发放。相关文件文件编号规定文件签批发放回收操作规程文件归档保密管理规定质量记录文件发放计划审批表文件发放回收登记表文件更改申请表文件销毁申请表文件留用申请表文件借阅登记表受控文件清单分成质量手册，第层次文件，代码为程序文件，第二层次文件，代码为作业指导书操作规程规定，第三层次文件，代码为质量记录为特殊类型文件，代码为。外来文件国家行业企业的技术标准规范规程等主管部门的公文顾客提供的基础资料等计算机应用软件。成果文件丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关的技术性文件，包括质量计划纲要成果报告图纸图片等。按受控状态分为受控文件即列入受控文件清单的文件，这些文件的批准发布更改报废回收等必须按本程序规定的要求进行控制。非受控文件未列入受控文件清单的文件......”。

7、“.....管理性公文按文件编号规定进行编号和标识。与维护和服务有关的文件按文件编号规定进行编号和标识。外来文件沿用原文的编号，加盖外来文件章。文件编写质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。管理性公文由行政部组织编写。文件的审批质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由行政部审核，管理者代表批准。作业指导书文件由行政部组织相关部门审定，由管理者代表批准。与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审批。管理性公文由相关部门起草，主管领导审核，总经理批准。文件的发布与发放文件经批准，即可进行发布和发放。发布可以采用会议即发布会和非会议两种形式。质量管理体系文件标准规范规程由行政部按文件发放计划审批表发放。技术类文件由技术部按文件发放计划审批表发放。服务类文件由配套服务部按文件发放计划审批表发放......”。

8、“.....确保与质量管理体系运行有关的场所，在使用处可获得适用文件的有关版本。各发放文件部门作好文件发放回收登记表的记录工作。各单位相关部门的文件管理人员在收到和领取文件后，应及时分发到位。文件收取人在文件发放回收登记表上签收。丽江花园物业管理公司所有对外发布的文件均由行政部审定发放，重要文件需总经理批准后发放。文件的更改质量管理体系文件需要更改时，应报告，在最近次管理例会中向总经理汇报。每年年底管理评审前，各责任部门向管理者代表提交年度质量目标的达成情况汇报，由管理者代表汇总形成年度质量目标评价报告，提交管理评审会议。纠正与预防措施针对质量目标评价中发现的不足，管理者代表确定是否需发出纠正措施记录预防措施记录，具体流程按程序文件纠正措施控制程序预防措施控制程序的执行......”。

9、“.....会议所做出的决定对各部门有约束力。各项任务的落实执行情况是各部门绩效考核的重要依据。会议时间每月第周星期二上午九时正。二会议地点公司会议室。三参加人员总经理副总经理各部门经理区域经理以上人员。四会议主持总经理五会议记录资源部六会议议程由资源部通报各部门对上期例会布置任务的落实情况。工作汇报由需要补充说明的与会人员扼要发言由各部门经理区域经理汇报本月提交例会协调的事宜工作协调和对策总经理就各部门反映问题作出协调意见和要求。会议总结交办各部门任务及完成时间。会后各项任务跟进落实情况由资源部负责汇总。会议纪要须在会议后两天内整理完毕，经主持人签发......”。