1、“..... 内部文件资料 指局各单位或部门为确保管理体系有效运行而编制的文件资料，包括管理手 册程序文件项目标准化管理文件其它技术和管理性文件等。 外部文件资料 指局以外的与管理体系有关的文件资料,包括来自政府上级单位顾客相 关方等的文件资料。 注体系覆盖单位外的转发文在在用有效文件清单中律归为外部文件。 职责 办公室 负责编制修订解释本程序，并指导实施。 负责制订中铁五局文件管理规范及办法。 负责局和本部门文件资料的管理，指导下级办公室的文件资料管理。 安质部 负责组织管理手册程序文件项目标准化管理文件通用文本和有关质量职 业健康安全环境监督管理文件的编写修订发放......”。

2、“.....指导本单位各部门下级办公室的文件控制。 局子分公司其它部门 负责本部门文件资料的控制。 各级项目部作业队 负责本项目文件资料的管理。 工作程序 文件和资料的分类 文件和资料按来源分为内部和外部文件资料。 文件资料的载体形式 文件资料可以是纸质磁性载体等形式。 同内容的不同形式不同语种的文件资料视为同份文件进行管理。 文件资料处理分为收文处理和发文处理。 收文处理包括文件的签收登记拟办批办传阅承办归档。 发文处理包括文件的起草核稿呈批登记编号印制分发归档。 文件的拟制审批及发布 各级部门在拟制新文件时，应组织评审现行有效的管理手册程序文件 及其他规范性引用文件的要求，避免文件之间的重复矛盾或不致。 编制文件时......”。

3、“.....公文类文件编 号由发文单位简称年号顺号组成。 文件发布前应经门和文管人员负责，收到后应先确认文件资料内 容无误，然后按收文处理程序及时贴上处理签，呈送相关领导签处，并确保文件资 料及时分发至相关场所。 电子公文 电子公文指由中铁五局各子分公司统配置的文档管理软件生成传输 的具有规范格式的电子数据，电子公文与纸质公文具有同等效力。 电子公文的生成分发接收应使用统配置的文件管理软件系统，并 由文管部门及文管人员负责处理，应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程， 同时要建立和保存相应的处理记录，确保其可追溯。 收到电子公文后，必须确认数据是否完整无误，并进行登记，按收文处 理流程进行处理。同时建立电子公文的备份，分类存储，以便备查。具体执行中 铁五局电子公文传输管理暂行办法。 外来文件的识别与控制 外来文件的识别......”。

4、“.....按收文处理 程序进行管理。外来文件应判断其适用性有效性，并确定使用范围，对适用且有 效的要及时发送到相关单位部门或场所。 相关的法律法规标准规范等的识别评价与分发控制执行法律法规 及其他要求识别获取与合规性评价程序。 来自政府上级单位建设单位监理单位设计单位及会议文件等，按 文件管理及职责权限规定，交由本单位文件管理部门按收文处理程序进行处理。 文件资料的复印控制 当仅作为参考即不作为执行的依据的文件资料进行复印时，文件管理 部门或人员可自行进行复印，不需进行复印登记。 文件资料作为执行的依据再分发复印时，应经部门负责人同意，并进行 登记，按发文的相关规定进行分发。 对机密的或明确规定不准复印的文件和资料，不得复印。 文件和资料领用与清退 领用由需要的人员向文件管理部门或人员提出申请......”。

5、“..... 文件持有者调离单位岗位时，应向文管部门清退文件。工作岗位或性质 没有变化的内部调动人员，经文件部门同意，可不清退原持有的文件。 文件和资料破损或丢失的处理 文件资料破损或不清晰影响使用时，使用人应到文管部门办理更换手 续，交回破损的文件和资料，领用新的文件和资料。 当文件和资料丢失后，使用人应及时向文管部门说明情况，重新申请领 用新的文件和资料。 文件资料的评审 文件资料的评审分为定期评审和不定期评审。 定期评审 文件资料应定期评审，以确保文件资料的有效性适宜性。国家行 业和顾客有规定及要求的，按其规定及要求进行评审。 局本部各单位和部门，应于每年月底前对文件资料通过对在用有效 文件清单进行整理包括作废文件清除新的文件补充的形式集中评审，评审由 各归口管理部门负责。评审后填报在用有效文件清单......”。

6、“.....呈管理者代表审批后于月日前发 布。 办公室将在用有效文件清单发至各单位部门局项目部。局委托各单位管 理的项目部，由各单位负责转发。 子分公司项目部参考中铁五局下发的在用有效文件清单，对本 单位适用有效的文件进行整理评审，汇总形成本单位在用有效文件清单，并及时 发至相关场所。 各级单位部门根据上级本单位的在用有效文件清单及本单位 部门工作需要，确定本单位部门的在用有效文件清单。 新成立的机构或部门，由本级或本单位办公室提供在用有效文件清 单，或通过其它有效途径并根据清单确定其所需文件，向文件归口管理部门索取所 需文件，并及时形成本单位部门的在用有效文件清单。 不定期评审 当企业内外部环境发生变化可能影响规范性引用文件资料的适宜性时，应及时 组织评审......”。

7、“.....经过评审不适用时，应及时修订废止，其修订和废止 由原文件拟制部门负责......”。

8、“..... 本版程序文件代替版质量环境和职业健康安全 程序文件。 本程序文件主要根据质量管理体系要求的新要求局本 部组织机构和职责的调整情况推进项目标准化管理的要求进行修订。通过修订， 使规定要求符合质量管理体系要求，适应局本部组织机构和职 责的调整，增强了与项目标准化管理文件的接口关系。 本程序文件是过渡版本，仍保留了对项目部的要求。 文件中的注附录是提示性解释性的，而不是必须执行的要求。 本程序文件由安质部归口管理。 程序文件发布令 中铁五局集团有限公司管理标准 文件管理程序 目的 对影响管理体系有效运行的所有文件资料实施控制，确保各相关场所及时获得 所需文件的适用版本，防止过期或作废文件资料的非预期使用......”。

9、“.....适用于中铁五局管理体系范 围内文件资料的控制。各项目部文件资料的控制，具体按项目标准化管理文件规 章制度标准化中文件资料管理制度执行。 术语与定义 引用中铁五局管理手册中的术语和定义，以及以下术语和定义 在用有效文件 指与管理体系直接相关的规定管理体系的运行和控制准则要求或具有指 导作用且未过期作废的文件。 内部文件资料 指局各单位或部门为确保管理体系有效运行而编制的文件资料，包括管理手 册程序文件项目标准化管理文件其它技术和管理性文件等。 外部文件资料 指局以外的与管理体系有关的文件资料,包括来自政府上级单位顾客相 关方等的文件资料。 注体系覆盖单位外的转发文在在用有效文件清单中律归为外部文件。 职责 办公室 负责编制修订解释本程序，并指导实施......”。