1、“..... 业主档案管理的具体办法详见业主档案管理作业指导书。 本规程作为相关人员绩效考评的依据之。 记录 业主家庭情况登记表 业主入住验房表 钥匙领用登记表 消防安全责任书 业主临时公约 入住登记表 相关支持文件 住宅装修管理规定 业主档案管理作业指导书 附图 业主入住流程 验明业主提交的开发商出具的交房通知身份证等相关资料 请业主填写住户家庭登记卡和业主入住登记表 发放入住有关文件资料 回收已签署的共建文明小区协议书业主公约装潢 协议书等，与业主各执份。 通知业主交纳有关费用，如物业管理费垃圾清运费等相 关费用。 凭入住交费收据，交房组协同住户验收房屋 抄水电气表底数，填写物业交接验收表，记录业主 维修要求，约定维修时间......”。

2、“.....业主在发放钥匙登记表上签字 入住文件汇总分类装订归档核对钥匙，填写入住情况报表。业主档案管理作业指导书 编号 目的交房通知身份证等相关资料 请业主填写住户家庭登记卡和业主入住登记表 发放入住有关文件资料 回收已签署的共建文明小区协议书业主公约装潢 协议书等，与业主各执份。 通知业主交纳有关费用，如物业管理费垃圾清运费等相 关费用。 凭入住交费收据，交房组协同住户验收房屋 抄水电气表底数，填写物业交接验收表，记录业主 维修要求，约定维修时间。 房屋验收合格后发放钥匙，业主在发放钥匙登记表上签字 入住文件汇总分类装订归档核对钥匙，填写入住情况报表。业主档案管理作业指导书 编号 目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪含楼宇资料。 职责 公共事务办负责监控业主档案保管与跟踪工作......”。

3、“..... 程序要点 业主档案内容 经业主签署后的业主公约。 经业主签署后的消防安全责任书。 业主家庭情况信息表。 钥匙领用登记表。 业主入住验房表。 装修申请审批表相关图纸及装修施工队资料。 违章处理通知单及处理结果资料。 业主的有关证件复印件。 其他应保存的资料。 将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 将各业主的档案袋按栋号楼层号房间号的先后顺序排列在档案盒 夹内。 按档案盒夹内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在业 主档案目录内，内容包括序号档案编号业主姓名入住时间档案 页数备注等栏目。 业主档案的跟踪当发生下列情况变化时，公共事务办管理员应将变化情况记录在业 主档案中 通讯电话联络方式发生变化时 业主发生更替时。 业主档案跟踪管理，由公共事务办管理员每季度进行次家庭情况 普查，对拖欠管理费水电费和其他服务费个月以上的业主......”。

4、“..... 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准后方可 查阅。 业主档案应永久保存。 具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 本规程执行情况作为公共事务部事务助理绩效考评的依据之。 楼宇资料的管理 接管理新物业时，管理处应向相关部门索要楼宇房屋的各种资 料如竣工图总平面图单体建筑结构图设备竣工图地下管线竣工图 以及其它技术资料等。 资料由专人负责分类归档保管，建立档案台帐其它人员阅时，须 填借阅登记并经管理处主任同意后方可借阅。 楼宇房屋因故改建时，管理处应及时将更改或补充的技术资料归 档保存。 相关记录 业主档案目录 楼宇资料目录 物业租赁管理规定 编号 为了确保公司各物业管理处物业租赁行为的合作规范特制定本规定。 公司及各管理处对可租赁的物业每年都要进行次清查统计，填制 租赁租赁情况登记表报公司财务部经理及公司领导......”。

5、“.....根据市场行情决定 物业租赁价格，签定租赁合同，遇特均摊情况应请示分管理领导或总经理。 三各管理处须依据可租赁物业统计表，客户要求及经评审的租赁合同 范本开展租赁业务。 四签定合同前，对承担方要进行调查了解掌握其经济实力，信誉程度， 收集承租人的有效证件，如个人有身份证护照的复印件，公司则有营业执 照法人代表证明书，法人代表委托书等，以提高租赁的可靠性。 五通常情况下，租期不超过年，年以上三年以下的须经公司领导 同意。般最长不超过三年，特殊情况租期超过三年的，需经叫经理批准。 六在办理租赁手续时，必须向承租方收取租赁保证金。物业租赁保证 金般不少于三个月的租金，水电保证金根据用量大小而定。保证金必须在 终止租赁时才能结算，确须退还的，应按规定办齐手续报总经理批准。 七合同签定后，管理处应派专人与承租方道到物业内察看，进行物 业移交......”。

6、“..... 八租赁合同应妥善管理，保存至终止租赁后满年，主任要存份， 交财务主办份，报公司财务部经理份。管理处财务主办应根据合同及时 填写物业租赁登记表作好租赁记录，并经主任审查后上报公司财务部经现。 如物业租赁有增减或变更时须在当月上报。九物业租赁合同生效后，应严格按合同规定做好收费工作，执行公司 收费管理规定。 十承租方在使用房屋时不准擅自改变房屋结构和设施，装饰装修时必 须严格执行公司装璜协议书。 十加强租赁期间的管理。各管理处须经常与承担方保持沟通和联系， 随时掌握情况。租用方在租赁期内不准擅自以任何方式将物业转租转让或 更改租户名称。因特殊原因转租转或更改名称的，必须经管理处主任同意， 重新输租赁手续。 十二物业的停租收回。管理处应会同承担共同到物业内验收，抄算水 电费，结清租赁费及其他费用，收回钥匙，终止合同......”。

7、“..... 合肥华兴物业管理有限公司 编号 公共事务工作手册 质量管理体系文件 标准作业指导书版本号 编制文件编制小组 审核 批准 日期二八年十二月十八日 目录 序号文件编号文件名称 大厦小区物业管理暂行办法 业主公约 共建文明小区协议书 管理处值班制度 附表管理处值班信息记录表 入住管理作业指导书 附图业主入住流程 附表住户家庭信息表编号 业主入住登记卡编号 发放钥匙登记表编号 业主入住验房表编号 住宅装修管理规定 附住宅装修管理协议 附表装修申请表编号 装修维修许可证编号 施工检查记录表编号 业主档案管理作业指导书 物业租赁管理规定 附表物业租赁情况登记表编号 住户投诉处理作业指导书 附表住户投诉求助意见表 值班信息记录表 收费管理规定 回访管理......”。

8、“.....值班人中要坚守岗位， 不得脱岗。 二值班中心承担着信息枢纽的作用。负责收集来自住户及其他在岗位 或人员处。 三当值班中心接到住户或其他岗位人员的投诉或报修后，应及时在值 班记录中予以记录，处理信息，并确保将信息的处置措施予以记录。且在后 续应对其是否落实实施进行验证，并记录。 四值班人员交接班时......”。

9、“.....以收起接班人员的特别注意。若值班用警具通讯用具 等在交接验收时发现有问题，也应在交接班记录中予以注明。 五当班人员在接到住户来电，来访时要态度热情，文明服务。 六当班遇到不能处理的事时，应立即身上级领导汇报。 七当班时间不准酗酒玩耍，妨碍工作。 入住管理作业指导书 编号 目的 规范业主入住管理工作，确保业主顺利入住。 适用范围 适用于业主入住管理工作。 职责 管理处主任负责组织安排入住工作。 公共事务办主管负责协助主任安排业主入住工作。 公共事务办管理员负责具体办理入住手续。 收费管理员核收各项入住费用。 维修人员负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。 定义 入住是指业主收到书面入住通知书，并办理完相应手续......”。