年 质管部 安全环 保部 人力资 源部 工会 储运部 中国已签署的相关国际条约国 家和地方与公司质量环境消防 职业健康安全有关的法律法规规 定决定及有关文件 上网查询 次 季 度 质管部生产技术部安全环保部人力资源部工会储运部将获取的法 律法规和其他要求及时进行分类登记。各职能部门工作中接收到的法律法规标准和有关文件要求等，交由公司 办签收登记处理归档和提供利用，同时公司办将有关质量环境职业健康安全 的文件按职责交质管部生产技术部安全环保部人力资源部工会或储运部识 别。 识别 对获取的有关质量法律法规及其他要求，由质管部和生产技术部进行归纳 整理填写适用质量法律法规和其他要求清单报企划部。 对获取并适用于公司的有关环境的法律法规和其他要求，由安全环保部进室保存。 管理体系文件持有者调离岗位，必须把所有文件交回发放部门。 每年管理评审之前认证办组织各有关部门对公司受控文件进行次评审，并将评审意见反 馈到认证办汇总，作为管理评审的输入。 外来文及和应用，部门之间的文件资料传递多以电脑为途径，书面文件 传递逐渐减少。电子文件传递过程中应采取适当的措施确保传递文件的保密及保护性。 备份的电子文件和关于电脑或应用软件的合同协议等，定期交档案件的管理按保密管理规定执行。 电子文件的管理 公司服务器上的电子受控文件含数据库的数据，由信息中心每月日在硬盘 上做备份，并将所备份的数据刻录到光盘上。 随着办公自动化的普的要求处理。 当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续。文件管理人员在补发文件时应给予 新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误 用。 机要档案文律 不外借，防止文件丢失或损坏。 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破 损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理人员将破损文件按 门提出，公司分管领导批准后方可使用。 需临时借阅文件的人员，填写文件资料借阅登记表，经文件管理部门负责人批准方 可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理人员收回。存档文件责范围内文件的登记存档和管理，负责建立 本部门受控文件清单，认证办应建立公司受控文件清单。 文件持有者应及时接收和妥善管理文件，保持文件的有效性。 直接引用的各类外部文件，由文件对口部汇编中有关规定执行。 电子文件的更改换版作废的手续按执行，由原文件发放部门 实施更改。并发放电子版文件更改通知单告知文件使用人。 文件的管理 各部门专职或兼职档案员，负责本部门职废文件，应加盖作废和保留印章，明确标识， 不需要保存的由文件管理员填写文件资料收毁登记表经本部门负责人批准后，按档 案鉴定与销毁制度执行。 工艺技术文件的更改按技术管理制度重要更改还应发放文件更改通知单告知文件使用人。 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版本， 以保持文件的完整准确清晰。 对需作资料保留或另作其它用途的作后的 文件应作好状态标识，同时作好记录。 文件管理人员在文件更改时应注明更改次数和更改生效时间，并按原批准的发放范围发 放更改后的文件，同时收回作废的旧文件，确保作废文件及时撤出使用现场。 对职时，可由接替其岗位 的人员审批。 文件更改申请获批准后，由原文件编写部门进行更改，并报原文件审批部门人审批。 如要由被指定的部门进行更改时，指定部门必须获得原审批部门所依据的背景材料，更改件更改换版与作废 文件需要更改，应由有关职能部门负责提出申请，填写文件更改申请单，说明更改 原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 文件更改申请的审核批准应由原审批人进行，当原审批人不在件由企划部发放控制。 技术性电子文件由生产技术部发放控制。公司电子版管理手册程序文件的发放由认证办发放 控制。 电子文件发放的签收实行收文人电子签名，并保存在电脑上，作为文件签收的依据。 文提出申请。 电子受控文件在公司系统公文管理系统文件管理上进行发放。发放的电子受 控文件设置为不能打印转发下载。 需要发放部门级电子受控文件的报由企划部发放。电子管理性文有分发号， 每份文件用不同的分发号，分发号由起定部门姓名定分发号发放，以便追溯。 受控文件不得随意复印，需要复印时，应由使用部门负责人文件发放部门负责人审核 批准。需要增发的，由使用部门书面交档案室存档。 受控文件的发放由文件管理人员按文件批准人批准的发放范围发放文件。纸质受控文件 均由发放部门加盖受控印章。 受控文件使用部门，应在文件发放登记表上签名领取。对受控文件要注有交档案室存档。 受控文件的发放由文件管理人员按文件批准人批准的发放范围发放文件。纸质受控文件 均由发放部门加盖受控印章。 受控文件使用部门，应在文件发放登记表上签名领取。对受控文件要注有分发号， 每份文件用不同的分发号，分发号由起定部门姓名定分发号发放，以便追溯。 受控文件不得随意复印，需要复印时，应由使用部门负责人文件发放部门负责人审核 批准。需要增发的，由使用部门书面提出申请。 电子受控文件在公司系统公文管理系统文件管理上进行发放。发放的电子受 控文件设置为不能打印转发下载。 需要发放部门级电子受控文件的报由企划部发放。电子管理性文件由企划部发放控制。 技术性电子文件由生产技术部发放控制。公司电子版管理手册程序文件的发放由认证办发放 控制。 电子文件发放的签收实行收文人电子签名，并保存在电脑上，作为文件签收的依据。 文件更改换版与作废 文件需要更改，应由有关职能部门负责提出申请，填写文件更改申请单，说明更改 原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 文件更改申请的审核批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位 的人员审批。 文件更改申请获批准后，由原文件编写部门进行更改，并报原文件审批部门人审批。 如要由被指定的部门进行更改时，指定部门必须获得原审批部门所依据的背景材料，更改后的 文件应作好状态标识，同时作好记录。 文件管理人员在文件更改时应注明更改次数和更改生效时间，并按原批准的发放范围发 放更改后的文件，同时收回作废的旧文件，确保作废文件及时撤出使用现场。 对重要更改还应发放文件更改通知单告知文件使用人。 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版本， 以保持文件的完整准确清晰。 对需作资料保留或另作其它用途的作废文件，应加盖作废和保留印章，明确标识， 不需要保存的由文件管理员填写文件资料收毁登记表经本部门负责人批准后，按档 案鉴定与销毁制度执行。 工艺技术文件的更改按技术管理制度汇编中有关规定执行。 电子文件的更改换版作废的手续按执行，由原文件发放部门 实施更改。并发放电子版文件更改通知单告知文件使用人。 文件的管理 各部门专职或兼职档案员，负责本部门职责范围内文件的登记存档和管理，负责建立 本部门受控文件清单，认证办应建立公司受控文件清单。 文件持有者应及时接收和妥善管理文件，保持文件的有效性。 直接引用的各类外部文件，由文件对口部门提出，公司分管领导批准后方可使用。 需临时借阅文件的人员，填写文件资料借阅登记表，经文件管理部门负责人批准方 可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理人员收回。存档文件律 不外借，防止文件丢失或损坏。 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破 损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理人员将破损文件按 的要求处理。 当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续。文件管理人员在补发文件时应给予 新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误 用。 机要档案文件的管理按保密管理规定执行。 电子文件的管理 公司服务器上的电子受控文件含数据库的数据，由信息中心每月日在硬盘 上做备份，并将所备份的数据刻录到光盘上。 随着办公自动化的普及和应用，部门之间的文件资料传递多以电脑为途径，书面文件 传递逐渐减少。电子文件传递过程中应采取适当的措施确保传递文件的保密及保护性。 备份的电子文件和关于电脑或应用软件的合同协议等，定期交档案室保存。 管理体系文件持有者调离岗位，必须把所有文件交回发放部门。 每年管理评审之前认证办组织各有关部门对公司受控文件进行次评审，并将评审意见反 馈到认证办汇总，作为管理评审的输入。 外来文件的控制 外来有关政府机构单位的来文由办公室签收登记处理归档和提供利用各部 门签收的，移交给办公室处理。 外部提供的有关技术文件标准图纸说明书等由相关部门接收后移交公司档案室归 档，由档案室向相关部门发放。 法律法规的管理按法律法规及其他要求管理程序执行。 企划部每年组 更新。 工会负责女工保护方面法律法规和其他要求的获取识别和更新。 储运部负责交通安全管理方面法律法规和其他要求的获取识别和更新。 生产技术部负责特种设备管理方面法律法规和其他要求的获取识别和更新。 企划部负责适用的质量环境职业健康安全法律法规和其他要求的管理。 公司办负责质量环境职业健康安全法律法规和其他要求的归档。 各部室分厂负责执行和实施公司适用的质量环境职业健康安全有关的法律 法规和其他要求。 管理者代表负责适