1、“.....列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页码，并在每页文件上标注页码。 必要的传真分类存档 三邮件 根据邮件类型如急阅件待处理件须知通知般通知报表报告总结新闻通报私人邮 件等等或按具体项目设置子文件夹。 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促协助总经理在 规定时间内处理相关事宜。 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 由秘书来待为处理的 转给其他相关负责人由秘书本人回复 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 需要总经理审阅批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达 重要邮待阅件，紧急不紧急，写明文件摘要必要背景资料审批原由......”。

2、“.....必要的事情进行追踪，反馈结果。 必要文件进行存档。 件及时进行存档 四文件管理参看集团秘书手册第页附文件处理流程 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确内容表述是否清晰完整。 对文件进行分类待批责人由秘书本人回复 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 需要总经理审阅批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达 重要邮经理在 规定时间内处理相关事宜。 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 由秘书来待为处理的 转给其他相关负新闻通报私人邮 件等等或按具体项目设置子文件夹。 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件......”。

3、“.....存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促协助总以说明，列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页码，并在每页文件上标注页码。 必要的传真分类存档 三邮件 根据邮件类型如急阅件待处理件须知通知般通知报表报告总结 由秘书本人回复 使用电脑公司标准格式 遵守公文写作规范 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加方电话，稍侯打过去。 整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。 二传真 将传真分类 需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理 由秘书来待为处理的 转给其他相关负责人，废话连篇，可以说请问您还有别的事吗或对不起，我还有急事要办等 结束通话。 如个未完又来个，应视电话内容和对方身份，让紧急的重要的人员先讲......”。

4、“.....或记录对总经理后决定是否转接也可询问对方是公事还是 私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。 如果对方喋喋不休可用委婉的语气实在抱歉，总经理这是不知上哪去了，我见 到他时再给您回个电话如果您方便的话，能否让我转达您的事情做到有礼有节滴水不漏。 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问。 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理在或不在，可说请您 稍等下，我去看看总经理是否在，然后请示总经理是否转接。 如遇总经理不愿接听对方电话，则常联系的外部内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人， 并及时予以转接。 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名单位电话号码以及需要传达的事再重复遍，以便 必要时再与对方联系通话结束后......”。

5、“.....然后放电话。 通话技巧 日常礼貌用语 询问对方时，可用请问您哪里请问您怎么称呼请问有什么事等 对总经理直接领导保持经经理说明后，依总经 理指示转入或不转入 记录留言，向总经理汇报。 不重要且不 紧密 问清概要，酌情处理 若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复便，以免遗漏或有偏差。 告总经理其他可视情况处理 外 部 重要且紧密 问清概要，向总经理说明后，然后转 入 记录留言 如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理 回电。 重要但不紧 密 问清概要，向总话，速联系总经理 回电。 直接下属 问清事情梗概，转接时向总经理说明 梗概后转入 问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理 如事情紧急，告知总经理联系方法。 普通员工问清事由，如需要，转告话，速联系总经理 回电......”。

6、“.....转接时向总经理说明 梗概后转入 问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理 如事情紧急，告知总经理联系方法。 普通员工问清事由，如需要，转告总经理其他可视情况处理 外 部 重要且紧密 问清概要，向总经理说明后，然后转 入 记录留言 如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理 回电。 重要但不紧 密 问清概要，向总经理说明后，依总经 理指示转入或不转入 记录留言，向总经理汇报。 不重要且不 紧密 问清概要，酌情处理 若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复便，以免遗漏或有偏差。 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。 通话技巧 日常礼貌用语 询问对方时，可用请问您哪里请问您怎么称呼请问有什么事等 对总经理直接领导保持经常联系的外部内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人......”。

7、“..... 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名单位电话号码以及需要传达的事再重复遍，以便 必要时再与对方联系。 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理在或不在，可说请您 稍等下，我去看看总经理是否在，然后请示总经理是否转接。 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气实在抱歉，总经理这是不知上哪去了，我见 到他时再给您回个电话如果您方便的话，能否让我转达您的事情做到有礼有节滴水不漏。 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接也可询问对方是公事还是 私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说请问您还有别的事吗或对不起，我还有急事要办等 结束通话。 如个未完又来个......”。

8、“.....让紧急的重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。 整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。 二传真 将传真分类 需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理 由秘书来待为处理的 转给其他相关负责人 由秘书本人回复 使用电脑公司标准格式 遵守公文写作规范 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页码，并在每页文件上标注页码。 必要的传真分类存档 三邮件 根据邮件类型如急阅件待处理件须知通知般通知报表报告总结新闻通报私人邮 件等等或按具体项目设置子文件夹。 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹......”。

9、“.....或督促协助总经理在 规定时间内处理相关事宜。 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 由秘书来待为处理的 转给其他相关负责人由秘书本人回复 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 需要总经理审阅批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达 重要邮件及时进行存档 四文件管理参看集团秘书手册第页附文件处理流程 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确内容表述是否清晰完整。 对文件进行分类待批待阅件，紧急不紧急，写明文件摘要必要背景资料审批原由，便于 总经理 按总经理批改意见复印后转发呈送可参照文件管理规定，必要的事情进行追踪，反馈结果。 必要文件进行存档。 注传真邮件信函等内容为外文的......”。