1、“.....归档管理。 各部门编制部门记录清单，每年修订次。 记录的借阅与复印 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印时要经保存部门负责人批准。 记录表格编制审批更改的控制 控制编号版本 标题记录控制程序第页共页 各部门编制的记录格式，由本部门负责人批准后使用。 各部门可根据实际需要对记录格式进行更改，更改时执行文件控制程序中的 有关规定。 特殊媒体形式记录的控制 记录的形式除通常下的表格图表卡片等形式外，在特定的条件或场合下，也可 以其他形式呈现，如电子版记录等，对该类记录的控制原则同上，对电子版记录要及时 备份，防止丢失。 记录的处置 对超过保存期的记录，各部门负责处理并作处置记录。 相关文件 文件控制程序 的姓名及日期。 记录的收集编目归档保护与保存 各部门把记录依日期顺序整理好，存放于通风干燥的地方，记录应保持清洁......”。

2、“..... 各部门根据管理体系的运行生产周期及本部发放部门实施。 文件的更改方式划改或换页。 意涂改负责人签字的栏 目不允许空白。 如因笔误或计算要更改原内容，采用杠改方式，在其上方或附近写上更改后 的内容，签上更改人依据。更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变 化时，由接替其岗位或其授权人审批。 文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由企管办实施更改，其他文件作业 指导书管理规章等的更改由文件的右上角加盖受控专用章，公司 级行政性管理文件以公章为受控标识。 文件的更改 文件更改时，由申请更改单位填写文件更改申请说明理由，对重要的更改 内容如技术参数还应附有理论文件分为受控与非受控文件。凡是与能源管理体系有关的文件均为受控 文件，由各部门按有关规定执行。企管办负责编制公司受控文件清单包括外来文 件，便于管理各类文件......”。

3、“..... 由发放部门进行复印并登记。 文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的 分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 受控文件清单每年修订次。 为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或 发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。 文件不准随意复印，若需要时，须各部门编制的与能源管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号 标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖受控印章和分发号后发放。各部门建 立本部门的受控文件清单，并到企管办备案。上签名领取文件，文件加盖受控印章，每份文件 都有唯的分发号，以便于追溯和管理。 控制编号版本 标题文件控制程序第页共页 审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字，以便存档备查......”。

4、“.....文件使用 者在文件发放回收审批记录核，最高管理者批准程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表 批准发布。 其他与管理体系有关的作业指导书管理规章等文件由各职能部门负责编制，部 门负责人审核，分管经理批准。 仪车间质监科 技术科设备科加氢车间储运车间项目办 文件的编制审批 能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。能源管理手册 由管理者代表审文件的缩写 版次用„„表示文件记录的顺序号......”。

5、“..... 控制编号版本 标题文件控制程能源目标和指标能源管 理实施方案 其他与能源管理体系有关的文件 是除手册和程序文件以外，具体指导管理体系工作的详细文件，是程序文件的支持 性文件。主要包括作业指导书管理性规章技术性能源目标和指标能源管 理实施方案 其他与能源管理体系有关的文件 是除手册和程序文件以外，具体指导管理体系工作的详细文件，是程序文件的支持 性文件。主要包括作业指导书管理性规章技术性规程标准及适用的外来文件包 括法律法规规程规范标准合理用能评估报告设备说明书以及相关方文件等......”。

6、“..... 各部门代号规定如下 企管办供应科催化车间沥青车间安全环保科 生产科销售科化工车间电仪车间质监科 技术科设备科加氢车间储运车间项目办 文件的编制审批 能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。能源管理手册 由管理者代表审核，最高管理者批准程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表 批准发布。 其他与管理体系有关的作业指导书管理规章等文件由各职能部门负责编制，部 门负责人审核，分管经理批准。 审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字，以便存档备查。 文件的发放及控制 能源管理手册和程序文件要按拟定批准的发放范围由企管办统发放......”。

7、“.....文件加盖受控印章，每份文件 都有唯的分发号，以便于追溯和管理。 控制编号版本 标题文件控制程序第页共页 各部门编制的与能源管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号 标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖受控印章和分发号后发放。各部门建 立本部门的受控文件清单，并到企管办备案。受控文件清单每年修订次。 为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或 发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。 文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后， 由发放部门进行复印并登记。 文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的 分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 文件分为受控与非受控文件......”。

8、“.....由各部门按有关规定执行。企管办负责编制公司受控文件清单包括外来文 件，便于管理各类文件。受控文件应在文件首页的右上角加盖受控专用章，公司 级行政性管理文件以公章为受控标识。 文件的更改 文件更改时，由申请更改单位填写文件更改申请说明理由，对重要的更改 内容如技术参数还应附有理论依据。更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变 化时，由接替其岗位或其授权人审批。 文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由企管办实施更改，其他文件作业 指导书管理规章等的更改由文件发放部门实施。 文件的更改方式划改或换页。 意涂改负责人签字的栏 目不允许空白。 如因笔误或计算要更改原内容，采用杠改方式，在其上方或附近写上更改后 的内容，签上更改人的姓名及日期。 记录的收集编目归档保护与保存 各部门把记录依日期顺序整理好，存放于通风干燥的地方，记录应保持清洁......”。

9、“..... 各部门根据管理体系的运行生产周期及本部门的实际情况规定记录的保存期 限，归档管理。 各部门编制部门记录清单，每年修订次。 记录的借阅与复印 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印时要经保存部门负责人批准。 记录表格编制审批更改的控制 控制编号版本 标题记录控制程序第页共页 各部门编制的记录格式，由本部门负责人批准后使用。 各部门可根据实际需要对记录格式进行更改，更改时执行文件控制程序中的 有关规定。 特殊媒体形式记录的控制 记录的形式除通常下的表格图表卡片等形式外，在特定的条件或场合下，也可 以其他形式呈现，如电子版记录等，对该类记录的控制原则同上，对电子版记录要及时 备份，防止丢失。 记录的处置 对超过保存期的记录，各部门负责处理并作处置记录......”。