1、“.....深圳市中海物业管理有限公司常用的公文种类决定适用于对重要事项或重大行动做出安排。通告适用于在定范围内公布应当遵守或周知的事项。通知适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文发布规章传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项员工的职务任免和聘用。通报适用于表彰先进，批评，传达重要精神或情况。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。请示适用于向上级机关请求指示批准，要求文事。批复适用于答复下级单位请示事项。函适用于不相隶属单位之间相互商洽业务询问和答复问题。会议纪要适用于记载和传达会议情况的决定事项。深圳市中海物业管理有限公司公文格式及字体规则文号四号仿宋左齐标题三号黑体居中正文小三号，仿宋，每行字，每页行。视正文内容多少，行间距定义为最小值或单双位行距，尽量避免此页无正文和段落最后个字另起行，以保证页面充实完整美观......”。

2、“.....第层为，第二层为，第三层为，第四层为。除成文时间部分结构层次序数和词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。附件正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。成文时间四号宋右齐以领导签发日期为准印章除会议纪要外，应加盖印章需骑年压月。抄报抄送四号宋与正文齐公文用纸统采用国际标准型长宽，左侧装订。以公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。文稿由各相关部门使用统的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交总经理办公室复核如与其他部门有业务联系，还应进行会签，总经理办公室负责确定发文范围印发份数和缓急程度后，呈公司总经理或受权副总经理签发。经总经理或授权副总经理签发的文件底稿退回总经理办公室进行登记编号打印和发送。草拟修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。深圳市中海物业管理有限公司名义发文，其发文号为中海物业部门字年份第序号号......”。

3、“.....中国海外集团有限公司所属各部门各子公司。下行文主送深圳市中海物业管理有限公司所属各部门各子公司各管理处。下行文抄报中国海外集团有限公司向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。公文不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人。需公司领导及各部门周知的，由总经理办公室负责传阅。属于部门或子公司职权范围的事项，应当由部门或子公司自行发文，不受公司格式限制，且只城报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。严肃公司行文制度......”。

4、“.....不得滥发，做到少而精。总经理办公室负责公司公章和总经理办公室章及三个专业子公司公章的使用管理。总经理办公室负责公章财务专用章合同章及各部门章的刻制更换及日常使用管理工作。深圳市中海物业管理有限公司的印章需由总经理副总经理签署，方可使用。般性事务，授权总经理办公室主任签署。凡公司领导已签署的文件合约，如需用印，视同领导同意，可直接与总经理办公室联系办理。遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经公司领导批准，登记签收。如未使用，须退回总经理办公室。非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。必须携带公司印章外出时，要经公司领导同意，并由经办人在总经理办公室办理借用手续，按时归还。公司印章外借时间，责任由借用人承担。总经理办公室负责填写印章使用登记表，包括时间用途份数批准人承办人。凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩大使用范围印章须有专人保管，不得随意转交他人......”。

5、“.....应填写会议室使用申请表见附表，预先将会议时间人数内容参加人员通知总经理办公室，由总经理办公室统筹安排会议室的使用。会议室投影仪电视及音响设备的使用，需由使用部门事先向总经理办公室提出申请，经批准后，由总经理办公室委派专人负责操作，其他人员不得擅自动用。会议前，会议室管理人员负责会议室灯光茶水的准备，会议结束后，应及时做好清洁整理工作。提醒会议室使用人员着装整洁勿大声喧哗严禁吸烟。公司写字楼办公用品由总经理办公室统购买。各部门须指定关方针政策性的文件材料。其他机关的与公司工作密切相关的文件材料。公司经理办公会议及重要会议的记录。公司关于整体工作的或关于项工作重要的规划计划安排指示决定总结汇报等文件资料。公司关于机构变更印章使用管理人员任免员工奖惩的有关文件资料。公司领导在重要会议上的讲话的文稿或记录稿。新闻媒体刊载播发的反映公司情况的报道材料。其他有查考利用价值的各类资料。收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁......”。

6、“.....对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充相关资料。充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，要进步对其进行整理，即进行基本的分类组合排列和编目。公司文书档案分类采取年度组织保管期限分类法。卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编个张号。左侧装订的案卷，张号标注在每页的右上角上部装订的案卷，张号标注在每页的下方中间。装订之前，要将文件上的订书钉回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到防火防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。防潮防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。防尘防虫。档案存放要相对密封......”。

7、“.....保管以录音带录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年倒放次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。档案案卷摆放采取年度排列前提，即以年度流水编号，按年度因素置前序次排列。办公室积极提供文书档案为公司的经营管理和生存发展服务，提供利用的主要方式是查阅。即在保管档案的室内阅读需要利用的档案，但不准转抄。借阅。将档案借走要有严格的交接签字手续，并限定归还日期。复制。复制档案的副本或摘录要在办公室文员的监督下进行，对重要的复制件视同正本管理。咨询。由办公室文员查阅档案后，回答利用者的询问。文书档案属于公司机密，无论采取何种方式利用文书档案，都必须事先经过办公室主任批准。积极推行文书档案的电脑化管理，逐步增加文书档案的机读载体......”。

8、“.....辆使用申请表部门年月日用车时间日时至日时起止路程事由乘车人部门领导批准办公室批准签约部门合同主谈合同起草人签约部门部门经理签字年月日财务部法律顾问签字年月日主管副总或助总签字年月日总会计师签字年月日总经理签字年月日会议室使用申请表部门年月日会议名称使用时间所申请会议室人数是否准备茶水申请人办公室审批意见会议室使用申请表部门年月日会议名称使用时间所申请会议室人数是否准备茶水申请人办公室审批意见部门年月日序号日期时间发文单位收文单位地区传真号码页码来文单位收文日期文号秘密等级文件标题办公室拟领导阅示传阅处理结果领取文具申请表部门年月日序号文具名称数量办公室部门领导部门申请人领取文具申请表部门年月日序号文具名称数量办公室部门领导部门申请人用餐申请表部门年月日用餐时间用餐类型用餐人人数申请人部门领导审批办公室审批意见用餐申请表部门年月日用餐时间用餐类型用餐人人数申请人部门领导审批办公室审批意见用车记录单用车部门部门负责人签字出车时间......”。

9、“.....用车事由用车时间到达地点中途停落点用车人签字司机签字出车司机办公室签发月日用车记录单用车部门部门负责人签字出车时间用车事由用车时间到达地点中途停落点用车人签字司机签字出车司机办公室签发月日用车记录单用车部门部门负责人签字出车时间用车事由用车时间到达地点中途停落点用车人签字司机签字出车司机办公室签发月日用车记录单用车部门部门负责人签字出车时间用车事由用车时间到达地点中途停落点用车人签字司机签字出车司机办公室签发月日序号签约时间签约部门签约单位合同名称签发人备注序号发文时间发文单位文号文件名称签发人主送单位中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号中海物业字号序号收文时间来文单位文号文件名称处理结果序号编号标题前言办公室组织架构图办公室职责办公室主任职责办公室副主任职责办公室秘书外务职责办公室秘书收发职责办公室前台文......”。