1、“.....当外部机构需查阅有关记录时，需经部门负责人同意，可在记录保存处查阅所需记录如需外借，应经记录部门负责人批准，并进行登记，限期归还。期等内容。记录的贮存保护各部门应使用适宜的贮存设施如文件柜文件夹等和适宜的环境如防火防潮防尘防蛀等进行记录的贮存。贮存过程应做好相应的保护措施，如专人管理，以防丢失。记录的查阅记序号，由年月份记录流水号组成，如。各部门按照质量记录清单中规定的存档部门，进行记录归档保存。同类记录较多时，可根据需要收集成册，制作封面，做好标识......”。

2、“.....记录人负责记录的完整清晰并签名。填写时，可用划线方式更改，并签名。记录的收集标识和归档相关部门负责收集记录，同类编号的记录应收集在起，以便检索。必要时记录表应写上受控文件交还办公室。质量记录填写与管理办公室负责编制质量记录清单，规定记录样式的名称编号存档部门保存期限。各部门负责本部门质量管理体系文件的保管和质量记录的填写，记录填写必须按相关文件要求和录上乱涂乱画不得私自外借和自行复制。每年月由办公室组织对文件和记录样式的合理性有效性进行次评审，对不适宜的文件和记录样式按条款进行修改......”。

3、“.....调离工作岗位人员，应将新。受控文件应放置在使用场所，以确保文件使用人可获得有关版本的适用文件。食品生产许可证质量管理体系文件文件和记录管理程序文件编号版本状态实施日期年月日任何人不得在受控文件和质量记清单上进行记录。文件和记录的管理办公室负责编制受控文件清单以控制现行有效版本文件和记录的使用。对于各类外来文件和国家法律法规的规定，收集后应在受控文件清单中登记，根据需要控制发放。并定期查新清单上进行记录。文件和记录的管理办公室负责编制受控文件清单以控制现行有效版本文件和记录的使用......”。

4、“.....收集后应在受控文件清单中登记，根据需要控制发放。并定期查新。受控文件应放置在使用场所，以确保文件使用人可获得有关版本的适用文件。食品生产许可证质量管理体系文件文件和记录管理程序文件编号版本状态实施日期年月日任何人不得在受控文件和质量记录上乱涂乱画不得私自外借并定期查新清单上进行记录。文件和记录的管理办公室负责编制受控文件清单以控制现行有效版本文件和记录的使用。对于各类外来文件和国家法律法规的规定，收集后应在受控文件清单中登记，根据需要控制发放。并定期查新。受控文件应放置在使用场所......”。

5、“.....食品生产许可证质量管理体系文件文件和记录管理程序文件编号版本状态实施日期年月日任何人不得在受控文件和质量记录上乱涂乱画不得私自外借和自行复制。每年月由办公室组织对文件和记录样式的合理性有效性进行次评审，对不适宜的文件和记录样式按条款进行修改，重新评审后再次发放到有关部门与场所。调离工作岗位人员，应将受控文件交还办公室。质量记录填写与管理办公室负责编制质量记录清单，规定记录样式的名称编号存档部门保存期限。各部门负责本部门质量管理体系文件的保管和质量记录的填写，记录填写必须按相关文件要求和记录表格要求进行......”。

6、“.....填写时，可用划线方式更改，并签名。记录的收集标识和归档相关部门负责收集记录，同类编号的记录应收集在起，以便检索。必要时记录表应写上序号，由年月份记录流水号组成，如。各部门按照质量记录清单中规定的存档部门，进行记录归档保存。同类记录较多时，可根据需要收集成册，制作封面，做好标识，写明记录名称编号存档部门收集期等内容。记录的贮存保护各部门应使用适宜的贮存设施如文件柜文件夹等和适宜的环境如防火防潮防尘防蛀等进行记录的贮存。如,表示本公司编制的第份程序文件,表示本公司编制的第份管理制度,表示本公司编制的第份技术文件......”。

7、“.....其中版本用大写英文字母表示，从开始，每换版次则顺序递加状态用阿拉伯数字表示，从开始，每修改次则顺序递加。例如„„„„。体系文件内页每页刊头均设有版本状态栏目，每换版或修改次则在相应栏目中进行相应更改。记录样式编号按,„„顺序编码。记录流水号表示同记录填写的先后顺序，可用年月日等方式表示，如表示年月日填写的记录。文件和记录的发放文件和配套记录样式批准之后，编制部门把有编审批签名的原稿提交办公室由办公室保存，做好登记，填写受控文件清单，在复印文件封面加盖受控文件印章且注明发放号后进行统发放......”。

8、“.....经总经理批准后，把文件发放到有关部门，收发双方共同在记录表上签收确认。文件使用部门如需增加发放份数，由该部门负责人向办公室提出申请，经负责人同意后，办公室可增加文件的相应份数，并按条款的要求办理文件签收手续。文件使用部门如遗失文件，应按上述规定办理申请手续，并变更发放号，在原文件发放食品生产许可证质量管理体系文件文件和记录管理程序文件编号版本状态实施日期年月日回收记录中做好记录并注明原因及发放号作废更新的情况。文件使用部门若需更换残旧的文件，应向办公室提出申请，同意后更换相应的新文件，其发放号不变......”。

9、“.....发给外单位的质量管理体系文件般为非受控文件，需经过质量安全负责人批准后方可发外。由办公室做好发放登记，注明外发单位名称。特殊要求时，作为受控文件的外发文件，办公室应负责文件的更改及作废信息的通知等控制。办公室负责记录表格的印刷和发放，各部门根据使用需要在办公室领用相关记录表格。文件和记录样式的更改文件的更改方式可选用换版或换页方式。当体系文件修改次数达多次或内容修改以上时，整份文件进行换版当质量管理体系发生重大改变时，也需进行换版。换版方式由原文件编制部门填写文件更改通知单随附换版后的原稿......”。