1、“.....應遵循以下個基本原則集中管理原則具體情況包括資料等,律應由相關部門之文管人員負責接收登記和分發處理,如文管人員不在時,應確定臨時接收人員如文管人員離職時間較長,應及時指定人員代為辦理,應由承辦部門文管助理統登記編號,並視文件之等級加蓋公章及經權限主管核準後發放,並將存檔文件余件歸檔進行妥善保管資料都應由各相關權責部門文管助理集中保管各業務職能部門承辦的文件資料,承辦完畢後必須交回,不得長期保存於個人處科學管理原則公司各類文件資料均應按檔案資料保管年限覽表附件之規定年限進行保存,以便為歸檔立卷創造條件嚴格保密原則凡公司員工因職務及工作之關係......”。

2、“.....質量體系文件中記錄表單之編號方式請參閱非質量體系記錄表單的編號方式。若文件或表單內容同屬於質量體系與非質量體系範籌時,均作為非質量體系文件進行編號。文件編號的管理表單編號由各部門文管人員依照本辦法進行統編制每有新文件產生時,應即時登錄其流水號碼以備查找之文件檔案編號,各部門文管助理應每月進行次核對發現異常情況後,應及時進行更正並交管理部備案,不論原為碼位數最大值為或碼最制訂修訂廢止申請單,並說明變更原因及內容,經權限主管核准後,憑核准單向資訊部申請文件修改,由資訊部將服務器中存檔之文件予以更新之文件的備份件進行有效備份,標明備份日期,並制作每備份盤之清單目錄存於光盤中......”。

3、“.....送管理部更新之。文件的刪除廢止,由原擬訂部門提出文件制訂修訂廢止申請單,說明原因並經核准後由資訊部將其從電腦檔案中刪除或由資訊部提出擬廢除之文件清單,經原制訂部門確認後刪除之‧,資訊部應統另存於服務器中舊版文件及廢止文件之檔案夾中,待安全保存期限過後,始得自電腦中予以刪除之信息載體必須安全存放保管,防止丟失或失效,任何人不得將信息載體帶出電腦室公司網絡數據庫設計系統由資訊部電腦網絡工程師負責開發對於所開發之各類資訊管理系統,須列印出其全部程式設計語言,經檢測級文件者,由部門主管審核後,須轉至管理部核准‧極機密級文件之借閱須進行書面申請,寫明借閱用途及借閱期限後,按部門主管管理部總經理室之順序進行簽核‧借閱文件必須履行登記手續文管和借閱人員必須當面查點所借文件類別份數,並在借閱簿上登記簽字退還文件時......”。

4、“.....確認無誤后予以銷帳並履行簽字手續借出去的文件應限定借閱時限過期不還者,應及時催退回收,以免文件散失或影響他人借閱對確需延長借閱時間的,須重新辦理借閱手續對借閱件要加強保密和保管工作,如需複印或抄錄者,須經權限主管核准借閱文件只限本人閱讀,不得轉借他人,並按時退還,嚴禁拍照抽頁剪裁和涂改,並要求再次補發補發文件須視文件的機密性,提交補發申請以說明原因,經權限主管核准後,文管中心始得重新列印,並做好記錄文件的翻印,對於列管性文件要嚴格控制翻印份數,不得隨意擴大閱讀和傳達范圍,並須做到複印文件文件资料管理制度或因有誤須重新修正之文件,擬案部門提出文件制訂修訂廢止申請單,由文管中心人員對照文件發放回收記錄將下發文件全部收回,並請各單位經手人簽字確認對於收回之作廢文件或超過保存期限之檔案資料......”。

5、“.....每個月進行次歸檔各部門單位文管人員資料保管之相關要求及規定文件管理被納為內部稽核項目之,定期實行稽核檢查,以確保資料之正確使用在文件的保管中應做到不得於原件上書寫不相關之文字符號或擅加標記文件品質記錄之電腦檔案由專人負責管制,不得任意拷貝文件的保管應注意其安全性,並要防毒防潮歸檔文件應盡量為原件,並按同文件只存檔份之原則‧文管中心須於每檔案冊建目錄索引,其中應包括文件編號文件名稱版次歸檔日期等要項文件資料之存檔位置應正確並符合公司章程制度考核等方面的規定條例辦法等文件,均須參照公司統頒佈之制度進行制訂,並經管理部核稿總經理室核准並敬會執行長同意後始得生效由擬案部門根據文件傳達范圍,對文件資料進行複印分發,並由接收人員予以簽收‧對內發行文件若為列管文件時,應加蓋列管文件章......”。

6、“.....須填制文件發放回收記錄,請各收文單位主管或文管助理簽名接收檔案的廢止回收銷毀由申請廢止的單位填具文件制訂修訂廢止申請單,提出廢止原因經核准後,於文件上用紅筆注記,退出執行過程並按對照所規定的廢止文件保存期限進行保存,到期銷毀之對已確認失效或因有誤須重新修正之文件,擬案部門提出文件制訂修訂廢止申請單,由文管中心人員對照文件發放回收記錄將下發文件全部收回,並請各單位經手人簽字確認對於收回之作廢文件或超過查會簽後呈送權限主管核准各擬案部門內部使用不涉及對外或跨部門會簽之文件或表單,由直屬部門主管進行核准各部門制訂之跨部門使用之表單或文件,須呈總經理室核准各部門單位涉及本公司章程制度考核等方面的規定條例辦法等文件,均須參照公司統頒佈之制度進行制訂......”。

7、“.....對文件資料進行複印分發,並由接收人員予以簽收‧對內發行文件若為列管文件時,應加蓋列管文件章,並根據其機密性註明嚴禁復印及機密等級各部門新增制訂修訂的表單會議記錄及制度方面的文件均須送交管理部份備案之‧進行文件分發時,須填制文件發放回收記錄,請各收文單位主管或文管助理簽名接收檔案的廢止回收銷毀由申請廢止的單位填具文件制訂修訂廢止申請單,提出廢止原因經核准後,於文件上用紅筆注記,退出執行過程並按對照所規定的廢止文件保存期限進行保存,到期銷毀之對已確認失頁以上之頁碼可於頁尾中央直接標示頁碼符號如第頁,但須於頁首處標明總頁數。對於各部門規章管理辦法類等總頁數及章節較多之文件資料應按各章節進行頁碼之編碼。如第章之第頁編號方式表單制作格式規定長誠浪板昆山有限公司之字樣視表單之格式,置於左上角或中央,須有表單主題名稱之標示,如干部會議工作報告表版本及制訂日期,於適當位置處預留裝訂位置......”。

8、“.....字形為號字加粗,儲存格靠下方內容標題列高,字形號字加粗,儲存格靠下方文件編號列高同內容文件,字形號字加粗,儲存格靠下方,須於適當位置般於表單右或頁尾處註明表單使用注意事項及表單流程如附註本表單於會簽後送交合同管理員存檔,均須於表單適當位置處備有會簽欄會簽欄位之大小,直式文件至少應為高寬,橫式文件至少應為高寬為原則,應採用恰當的字體及字型比例,力求整齊美觀便於得由權責部門保管外,其余較重要之証件律由總經理室列管各類文件質量體系文件及其它各類規章辦法類文件公司各類空白表單等均由管理部及各權責部門列管之表單,由各權責部門保管之合同由財務部合同管理員參照公司合同管理辦法進行管理存檔技術資料儀器設備資料工程技術資料等由各權責部門主管保管人事資料包括人事檔案及各部門人員轉証測評試卷......”。

9、“.....送至總務助理處登記分發收件日期發函單位如業主政府社會機關組織等郵遞方式如挂號包裹等分發部門即收函單位及日期各部門須自行備妥套表單,如須新增及修改時,應通知資訊部統進行制作之。其它類文檔資料由管理部總務課進行保存與借閱管理統由資訊部按相關管理辦法進行列管人事命令均由人事部門負責列管。書面存檔備查電腦檔案則由資訊部負責直到安全保存期限過後,始得予以銷毀之。文件格式制作規定文字文件制作格式規定文件填寫電腦制作之記錄,文件編號相關規定,均須在原空白表單編號下,再加入項記錄編號,編號方式請參照前述,須確保將記錄存於所屬部門目錄下同表單名稱資料夾中文件作業程序文件的制訂修訂由提案部門指定人員以各類檔案標準格式擬案,並要填寫文件制訂修訂廢止申請單對於新制訂之表單,同時還應制作份空白表單填寫格式范例及表單功能使用流程說明等,併送審文件若有不合使用需予以修改增訂者......”。