过计算机终端查阅档案全文成为 现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提 供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为 档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟个十分广阔的空间。需求分析 业务现状和发展目标 服务对象集团公司所有部门。 业务现状档案室开始接收各部门形成的档案资料，原有档案资料是存 放在各相关部门。 发展目标实现档案资料的统存放统管理和集中利用等。将档案 资料数字化，并通过综合档案管理系统管理和提供利用将各部门在办公或业务 中形成的电子文件与电子档案进行在线或离线数据接收存储备份灾难恢复服 务建设集团档案信息网站，实现公开档案网上发布。 接收存储备份数据类型包括集团所有档案资料数字化的数据办公 平台上形成的电子档案以及相关的元数据。 接收存储备份数据容量估算数字化后数据量约，集团每年平均 总产生的电子文件和电子档案包括元数据，接收备份数据容量将以此 为设计基数。 接收存储备份需求确保数据在系统和脱机状态下的安全接收存 储和备份。 现行系统的瓶颈及目标系统需求 从档案资料存放要求分析，目前都是由各个部门自行存放，达不到档案资料 存放的八防防火防盗防潮湿防高温防鼠防虫防水防污染标准 要求，不利于档案资料的长期保存 从档案资料利用要求分析，目前由各个形成部门自行提供利用，当相关管理 人员不在或该部门其它工作繁忙时，利用就变得相当困难，不能及时和全面提供 所需，同时利用者需跑多个部门完成借阅目的 从档案资料管理要求分析，根据国家档案管理专业知识要求，档案需严格按照标准分类统整理统存放集中提供利用，目前各自为政的现状不利于 统管理模式。 改进后的业务流程和信息流程 实现档案资料的收集整理归档借阅统计编研鉴定销毁等全面 业务流程管理。根据不同渠道不同等级在线或离线收集整理归档入库 划控后，通过企业网络对不同类型用户提供相应信息服务，实现档案资料的收 管存用体化。 主要管理的内容包括党群档案行政档案生产档案经营档案工程档案 生产档案包含大幅图纸基建档案产品档案科研档案设备档案财务 档案财务凭证人事档案多媒体档案照片录音录像影片档案。 建设目标和内容 实施范围 包括集团所有部门的所有人员。 总体目标和建设内容 以实现集团内所有部门同时进行档案资料的整理录入借阅利用为最终目 的，以操作简捷查阅快速数据共享存用安全和免安装维护为最终效果。 在档案室信息化建设过程中实现纸质档案数字化和电子档案规范存储管理，通 过各类网络实现档案的在线查询利用，在档案库房组建过程中实现各类档案的 安全存放。 阶段目标和建设内容 应用系统提升工作计划工期第月第二月第三月第四月第五月 需求调研及业务流程编写 项目启动 软硬件平台采购搭建测试 软件定制部分开发电子文件如等直接转换为本系统的数据记录，避 免重复录入，从而保障工作的连续性。在数据导入时，可设置原始数据与档案接 收系统中数据字段的对应关系在保存数据之前可对导入结果进行预览，以确定 导入的数据是否正确。导入成功后，如需更改些数据，可使用修改功能来进行 操作，还可进行浏览检索打印下载等操作。 与办公平台的数据对接 黑匣子数字档案管理系统提供档案标准接口，自动或手动接入办公平台生 成的电子文件。同时还提供个黑匣子中间件，由各类办公系统 等提供连接方式数据模型和提取权限，系统在黑匣子里完成数据的提取 分析转换，形成档案标准接口数据，再由标准接口自动接入。 利用办公平台和档案标准接口，实现对各部门及其它行业的档案资料进行在 线离线接收。通过录入审核流程实现各级各类信息的审核检验。 办公平台上运转完毕的电子公文和目录信息通过档案标准接口定时自动地 在线归入档案库，由该形成部门对接入的数据进行整理，提交至档案室数据库， 档案室进行电子信息的各项指标地校验，审核通过后提交正式数据库对外提供利用。 技术方案和技术路线 总体结构及主要功能 系统采用模式或采用和相结合的模式开发。将存储层应用层 表现层分离，不仅在功能上容易扩充，在系统实施时也可以根据用户的实际情况 进行灵活布置。 整个管理平台由网络基础层核心数据层应用支撑层应用服务 层展现层等五层组成。其中网络基础层主要是进行档案室网络建设和 存储设备安全设备采集设备数字化设备等的搭建应用支撑辑层主要 是网络应用程序的开发数据库的建设和档案信息资源的采集等处理阶段应 用服务层主要是在网络上向使用者提供利用服务。技术方案 总体技术架构 应用系统功能主要分为档案信息接收档案数字化审批流程管理档案 信息管理档案信息发布系统安全等几个子系统，具体功能划分如下 •档案信息接收数据录入数据导入归档接口等。 •档案数字化图像扫描图像校对图像处理图像识别图像索引文 件上传数据压缩等。 •审批流程管理对用户身份管理及权限设置档案接收鉴定利用等申 请流程技术进行审批控制。支持多步审批多人办理。 •档案信息管理整理编目鉴定销毁表格打印报表统计查询检索 借阅管理等。 •档案信息发布档案编研网站管理网上查询光盘利用等。 •系统安全安全管理用户权限管理日志管理备份恢复等。 各子系统主要功能 档案信息接收子系统 本系统包括档案信息录入生产数据导入工程图纸接口。 档案数字化子系统 档案数字化处理系统主要负责对实体档案进行数字化的档案资料如纸质 档案录音录像带等进行数字化处理。 该系统是数字档案室数字化加工中心的支撑系统。根据实体档案资料载体 的不同形式，档案数字化系统包含如下些子系统 档案处理系统 纸质档案是目前档案资料保存的主要形式，数量如此巨大的纸质档案都需要通过扫描的方式转换为数字化资源进入信息资源，因此对扫描的速度和准确 度提出了很高要求。该系统应具备自动纠偏去污点去黑边等的功能。扫描 准确度可以通过硬件设施的配置如高速扫描设备和提高光学字符识 别技术的文字辩识率实现。 识别后生成双层文件，用于档案利用中的全文检索和防扩散系统。 照片档案处理系统 实体档案中的图片照片图纸等资料也需要通过扫描的方式进行数字化。 该子系统也包括扫描图像去黑边图像纠偏等图形图像处理功能。 视音频转换处理系统 视频资料各种录像带等是档案内容保存的重要形式，与纸质档案比 较，视频资料包含的内容更丰富直观。视频资料的数字化需要专门硬件设备配 合，将录像带等以模拟信号形式保存的资料转化为数字资源。 审批流程管理子系统 录入审核流程各科室录入整理本科室的文件资料，由档案员统审 核，合格后才能正式提供利用，不合格项自动退回，由原录入员修改后再次审核， 直至通过。 查询审核流程用户在不同权限范围内查看相应的档案，查看权限范 围外的档案时，需填写订阅单，档案员接到信息上报领导通过后回复信息， 若可查看则限时提供电子原文。 档案信息管理子系统 共包括个功能模块 目录录入进行各档案资料类的数据录入原文扫描挂接，完成档案目 录数据库原文数据库和条码数据库等的建设。 检索查询提供馆藏电子档案的文档图形图像语音资源视频资源 的查询阅览等服务。通过条码技术，实现档案资料登记借阅归还催还等 编制依据和原则 项目意义 工程档案实时更新 集团最为重要的档案在于工程档案，包括工程文本性图纸性数据性和照 片性的各类档案资料，每个建设部门都会因工程的建设改造等工作而变更原有 工程档案，通过档案管理系统有效及时地完成新形成的档案资料归档管理。 档案管理网络化 通过档案信息化建设，档案管理将有效改变归档立卷整理编目统计检索 等传统模式，解决档案整理耗时费力利用检索效率低等问题，形成档案网上接 收适时监控远程共享的工作体系。 有效保护档案原件 档案信息资源采用数字介质保存，便于管理和提供利用，从而减少了档案原 件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，提高了档案管理的安全性。不仅有利于 档案的永久保存，还能减少复制和备份成本。 档案信息资源共享 通过企业网发布档案信息，将为档案的开发利用创造更加优越的条件，让利 用者方便快捷，及时高效获得各类信息资源，使档案信息利用时效加快，办理时 间缩短，车辆使用费和档案材料复印费减少。 核准通过，归档资料。 未经允许，请勿外传,文档管理体化 通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接。各部门形成的电子文 件可以做到实时接收及时管理，从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫 描过程。实现文档管理体化，减少纸质文件发放数量，各部门间的信息发布和 公务处理更加快捷，创建起个高效全面协同的工作环境。 提升档案业务流程 档案管理是项全员参与的工作，而不只是档案员的任务，也不是切档案 业务都得在档案室完成的，档案管理的目的就是方便快捷地让每位领导和职员在 自己的岗位能够查找到所需的档案资料并得以安全利用。 档案业务在线指导 在遵循国家相关企业档案管理标准要求的基础上，增加了档案业务在线指 导档案信息在线查阅档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能，将 传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业务指导和监督转变成网上 实时指导和监管将传统的去档案室查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站 查阅的模式。 规范化统管理 实现了档案网络化实时归档按照统标准管理集中安全存放并提供网上 查阅利用。结构的管理平台集中部署在档案室或信息中心，实现所有使用者 零安装和零维护。 投资效益 在投资上节约了成本和工期，各级单位无需单独购买档案管理软件和电子档 案存储设备，集团次性采购套区域性档案管理平台，及管理平台发布服务器 数据存储和备份设备，向各级单位提供使用。国内外现状及发展趋势 国外现状及发展趋势 世纪年代末以来，美国国家档案和文件管理局发现其收集的电子文件 种类日益丰富，除了数据文件数据库之外，还有电子邮件地理空间数据数 字影像等等结构复杂的数据，电子档案管理的难度和复杂程度今非昔比。此外公 众迫切希望能够通过在线的方式获取国家档案馆中保存的电子文件。这些压力和 挑战促使美国国家档案和文件管理局决定自年起建立个自动化程度很高 的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理维护各种类型电子文件， 保证其真实完整和长期可读。该项目就是电子文件档案馆。美国国家档案与文 件管理局希望能够设计个接收保管和提供利用的系统，它不只是软件系统， 还包括政策工作流程标准和必需的技术等。与不同，电子文件档案馆 立足于解决任何类型的电子文件而不仅限于结构数据对特定硬件和软件的依 赖问题，其职责就